天行麗江旅游為您提供一份詳細(xì)的會(huì)議接待流程，僅作參考

  流程一、會(huì)前準(zhǔn)備工作

  1.提前會(huì)議主辦方要求打印好會(huì)議報(bào)到須知．
  2.明確會(huì)議所需的資料后,必須在會(huì)議報(bào)到前二天將會(huì)議資料全部到位.
  3.在會(huì)議報(bào)到前須提前按參會(huì)人數(shù)將資料、筆、報(bào)到須知、考察線路及文具裝入文件袋內(nèi)。
  4.會(huì)議報(bào)到前一天準(zhǔn)備會(huì)議接待所需物品(會(huì)議簽到表、酒店費(fèi)用總結(jié)算單、酒店用餐對賬單、酒店住房對帳單、入住明細(xì)表、反程票預(yù)定情況一覽表、付款憑據(jù)、結(jié)算通知(確認(rèn))單、票務(wù)交接手續(xù)單、任務(wù)單、退款憑據(jù)、考察線路登記表、會(huì)議接待報(bào)賬單、用車單、會(huì)議結(jié)算單、被保險(xiǎn)人員清單、變更通知、調(diào)研考察人員清單、票據(jù)反饋表、收費(fèi)登記表、線路一覽表、續(xù)住表、二次旅游考察線路及圖片);除此之外還需要準(zhǔn)備會(huì)議接待時(shí)所需要文化用品（票袋、文件袋、收據(jù)、驗(yàn)鈔機(jī)、電腦、打印機(jī)、皮筋、曲別針、訂書機(jī)、復(fù)寫紙、橡皮、計(jì)算器、接站牌等）；并領(lǐng)取會(huì)議備用金。
  5.提前安排好代表接機(jī)工作（車輛安排、接機(jī)人員發(fā)排）。

  流程二、與酒店必須的協(xié)調(diào)工作（會(huì)議報(bào)到前）

  1.制作會(huì)務(wù)組用房及路標(biāo)指示，要求做到使會(huì)議代表方便快捷的找到會(huì)務(wù)組，向酒店確認(rèn)會(huì)務(wù)用房及會(huì)務(wù)組房號(hào)。通知酒店總機(jī)和總機(jī)本次會(huì)議名稱及會(huì)務(wù)組房號(hào)。
  2.會(huì)議主辦方抵辦酒店后，及時(shí)與會(huì)議主辦方確定相關(guān)的接待程序和注意事項(xiàng)。協(xié)助會(huì)議主辦方與酒店確定上課時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議室要求，確認(rèn)是否使用多媒體投影儀及茶歇：每日用餐人數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)，會(huì)議橫幅及水牌的內(nèi)容，以及其他要求。
  3.與酒店協(xié)商會(huì)議代表入住登記方式，按會(huì)議主辦方要求的時(shí)間提前懸掛會(huì)議橫幅，在大廳放置水牌。

  流程三、會(huì)議期間：

  1.及時(shí)與民航問訊處聯(lián)系確認(rèn)航班到達(dá)準(zhǔn)確時(shí)間，安排好接站人員及接站車輛。
  2.隨時(shí)與接站人員聯(lián)系，提前安排好房間及鑰匙。
  3.合理安排用房，盡量避免自然單間的出現(xiàn)（單男單女），如出現(xiàn)此情況盡量說服客人包房，并及時(shí)通知會(huì)議主辦方。
  4.會(huì)議報(bào)到當(dāng)天應(yīng)及時(shí)與接站人員和會(huì)議主辦方溝通落實(shí)，及時(shí)將用餐人數(shù)通知酒店，以便酒店備餐，避免出現(xiàn)會(huì)議代表用不上餐的情況。
  5.會(huì)議代表抵達(dá)酒店后應(yīng)先請代表簽到、然后交費(fèi)、發(fā)放會(huì)議資料、安排房間、詢問客人返程情況（待定返程機(jī)票//是否參加二次旅游）；會(huì)議接待人員要求在最短的時(shí)間內(nèi)讓客人入住房間。
  6.收費(fèi)時(shí)如遇有客人要求優(yōu)惠或減免費(fèi)用時(shí)應(yīng)盡量說明情況，及時(shí)與會(huì)議主辦方聯(lián)系，經(jīng)與會(huì)議主辦方商量決定同意后，按會(huì)議主辦方意見執(zhí)行。
  7.會(huì)議報(bào)到過程中應(yīng)及時(shí)與會(huì)議主辦方和接站人員聯(lián)系，確認(rèn)最后抵達(dá)人數(shù)，及時(shí)向酒店增加或減少房間數(shù)量，避免造成不必要的麻煩。
  8.報(bào)道結(jié)束后將所有收款現(xiàn)金清點(diǎn)清楚后交旅行社或會(huì)議主辦方保管。
  9.報(bào)道結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地向會(huì)議主辦方通報(bào)抵達(dá)人數(shù)、交費(fèi)情況、考察人員情況。
  10.報(bào)道結(jié)束后，及時(shí)將會(huì)議期間每日用餐人數(shù)通知酒店，遇有臨時(shí)性的用餐人數(shù)減少或增加，應(yīng)提前4-5小時(shí)通知餐廳。每次用餐后會(huì)議服務(wù)人員必須與酒店服務(wù)人員核對用餐人數(shù)，填好《酒店用餐對賬單》雙方簽安認(rèn)可。在會(huì)議代表用餐時(shí)應(yīng)隨時(shí)向會(huì)議代表了解菜品質(zhì)量及口味，以便及時(shí)與酒店協(xié)商調(diào)整。
  11.會(huì)議期間如遇客人提前退房或正常退房，應(yīng)及時(shí)在第一時(shí)間通知酒店總臺(tái)和銷售部，以免造成不必要的房費(fèi)損失。每日晚間會(huì)議服務(wù)人員必須與總臺(tái)核對當(dāng)日用房情況，填好《酒店用房對賬單》雙方簽字認(rèn)可。
  12.報(bào)道結(jié)束后，當(dāng)晚應(yīng)立即將考察人數(shù)、線路、客人的返程情況及時(shí)通報(bào)計(jì)調(diào)，以便安排用車、導(dǎo)游及預(yù)定團(tuán)隊(duì)火車票及機(jī)票。
  13.在會(huì)議期間訂票時(shí)應(yīng)事先了解清楚機(jī)票及車票發(fā)售情況后，報(bào)知客人，由客人自行選擇或根據(jù)考察情況推薦相應(yīng)航班、；車次，特殊旅游招待線路的報(bào)價(jià)應(yīng)事先咨詢后方可報(bào)價(jià)。預(yù)訂機(jī)票時(shí)應(yīng)向客人說明現(xiàn)在正處旅游接待旺季折扣會(huì)隨時(shí)有變化，須提早確認(rèn)。預(yù)訂火車票時(shí)應(yīng)向客人說明現(xiàn)在正處旅游旺季，火車票非常緊張不能保證可以購買上。
  14.接待大型會(huì)時(shí)，必須在考察前一天以收據(jù)號(hào)碼編組乘車（或按照會(huì)議主辦方意見）編組成車，提前將編組號(hào)（乘車號(hào)/人員名單/省份詳單/收據(jù)號(hào)）在客人上車前30分鐘前貼放置于車頭，以便會(huì)議儀表按所分配的乘車號(hào)乘車，會(huì)議代表乘車前交待導(dǎo)游協(xié)助以收據(jù)或代表證核實(shí)人數(shù)上車。
  15.會(huì)議考察期間，會(huì)議接待人員應(yīng)做好會(huì)議代表返住的預(yù)定工作，并將返住的接站情況及時(shí)通知旅行社計(jì)調(diào)部，避免耽誤會(huì)議代表行程。
  16.會(huì)議考察期間，會(huì)議接待人員每天早上發(fā)團(tuán)時(shí)必須與導(dǎo)游清點(diǎn)清楚當(dāng)日考察人數(shù)并與會(huì)議主辦方核實(shí)，向?qū)в谓淮嬷厥饴糜斡慰涂疾彀才牛员銓?dǎo)游在考察過程中合理安排時(shí)間，避免耽誤會(huì)議代表行程。
  17.會(huì)議結(jié)束前一天，應(yīng)將所有會(huì)議表格填寫完畢（不得涂改），與會(huì)議主辦方結(jié)算時(shí)，應(yīng)備齊所有的消費(fèi)帳單和登記表格結(jié)算。（屬于會(huì)議主辦方付款分別為：房費(fèi)、餐費(fèi)、會(huì)議室租用費(fèi)、投影儀租用費(fèi)、報(bào)到須知及學(xué)習(xí)資料的打印費(fèi)、通訊錄打印費(fèi)、會(huì)議代表的文化用品、考察費(fèi)等）。
  18.會(huì)議考察結(jié)束前一天，會(huì)議接待人員應(yīng)提早根據(jù)會(huì)議代表返程票預(yù)定情況安排人員及車輛做好會(huì)議代表的送站工作。
  19.會(huì)議結(jié)束后會(huì)議接待人員必須及時(shí)將本次會(huì)議資料、表格整理存檔，上報(bào)會(huì)議備用金。
  20.與酒店確認(rèn)最終消費(fèi)金額通知旅行社結(jié)賬。